El diseño del espacio de trabajo para asegurar el bienestar del empleado cobra una importancia mayor en un momento en el que el exceso de tecnología puede conllevar también sobrecarga cognitiva. Todo lo que está a nuestro alrededor en las horas de trabajo influye … en nuestro rendimiento y productividad, así como en la salud. Según el informe de Quantum Workplace (2024), el 45% de los usuarios frecuentes de IA sufre ‘burnout’, frente al 38% de quienes la usan poco. A esto se suma más tiempo frente a pantallas y formas de trabajo más individualizadas que fomentan el aislamiento. «En este contexto, la oficina deja de ser un mero espacio operativo y pasa a actuar como un regulador del bienestar, ofreciendo entornos de pausa, recuperación y conexión humana que ayudan a amortiguar la fatiga mental y emocional», afirma Alejandro Pociña, presidente de Steelcase España y Portugal. La investigación de esta firma especializada en mobiliario y diseño de oficina demuestra que «cuando existe un verdadero sentido de comunidad en el trabajo, mejoran de forma significativa el bienestar, el compromiso y el rendimiento».
Desde Steelcase señalan que, para mitigar la sobrecarga cognitiva derivada del uso intensivo de la IA, los espacios de trabajo «deben incorporar elementos que cuiden la mente, el cuerpo y las relaciones humanas». Por ejemplo, zonas libres de pantallas, pensadas para bajar el ritmo, reducir la estimulación constante y favorecer la recuperación mental. «Variedad de entornos, que permiten alternar de forma natural entre concentración, colaboración y momentos de pausa, evitando la fatiga asociada a permanecer siempre en el mismo tipo de espacio», subraya Pociña. Y también espacios que promuevan la conexión humana, facilitando encuentros informales y colaboración presencial, claves para «contrarrestar el aislamiento derivado del trabajo tecnológico». Todo ello sin olvidar las condiciones físicas que apoyan el bienestar integral como luz natural, confort acústico, ergonomía adecuada y uso de materiales naturales «que generan una sensación de calma y conexión con el entorno».
Visión integral
Pociña cree que, aunque muchas organizaciones están incorporando la IA por su impacto en la eficiencia, no siempre están gestionando de forma integral sus efectos sobre la carga mental de las personas. «Existe una creciente sensibilidad hacia el agotamiento y el estrés asociados al trabajo digital, pero el papel del espacio de trabajo aún no se integra de manera sistemática en las estrategias de adopción de la IA», alerta. De hecho, según la investigación Steelcase WSF Futures 2025, el 78% de los líderes ya reconoce que la IA exigirá un rediseño de la oficina.
José Mittelbrum, senior director & head of transacciones–offices en CBRE España, resalta el papel de las oficinas, convertidas en «una palanca estratégica para atraer y fidelizar el mejor talento. Hoy ofrecen interacciones y experiencias para responder a las necesidades de los empleados, apoyándose en datos, tecnología y, cada vez más, en IA». Según el informe de CBRE 2024-2025 Global Workplace & Occupancy, el compromiso y el bienestar de los empleados están directamente relacionados con la productividad y el éxito general de la empresa. El 90% de las organizaciones están usando herramientas digitales y plataformas avanzadas para gestionar de forma más eficiente la ocupación, supervisar tendencias de uso en tiempo real y crear entornos más ágiles y adaptados a los modelos de trabajo híbridos. «Estos sistemas permiten recopilar y analizar datos de ocupación y preferencias, lo que se traduce en decisiones informadas sobre diseño y uso del espacio, mejoras en la experiencia del trabajador y en la eficiencia operativa general», apunta Mittelbrum.
Tiene claro que la IA empieza a ser clave para gestionar mejor los espacios de trabajo. «Según el análisis de CBRE, muchas organizaciones están incorporando herramientas basadas en IA y análisis avanzado para entender cómo se usan realmente sus oficinas, lo que permite optimizar la planificación del espacio y alinearlo con las necesidades de los empleados», resaltan. Por ejemplo, los sistemas de reserva de espacio son claves para mejorar la experiencia de trabajo híbrido, al ofrecer transparencia y previsibilidad sobre cuándo y dónde estarán los empleados en la oficina. Además, la IA permite anticipar las tendencias futuras en el uso del espacio. Esto pasa por modelos predictivos que, combinados con sensores y plataformas de gestión, ayudan a proyectar necesidades según patrones reales. «Por ejemplo, en qué momentos específicos hay picos de ocupación o qué zonas se utilizan menos», indica Mittelbrum.
Las oficinas son ya una palanca estratégica para atraer y fidelizar el mejor talento
Desde ISS España recuerdan que el foco de cualquier oficina tiene que ser las personas que la van a habitar, cuidando de su bienestar físico y emocional. «Para que este bienestar sea un activo tangible y no una mera declaración de intenciones, la arquitectura corporativa debe evolucionar hacia modelos de escucha activa y cocreación con los equipos», explica Beatriz Santos, gerente de Workplace Services de ISS Iberia. El diseño ya no puede ser un impuesto estándar, «sino que debe nacer de un proceso participativo que entienda la naturaleza y las necesidades reales de cada organización, convirtiéndose en un enfoque diferenciador en la propuesta de valor a la persona empleada», añade. Por un lado, las compañías con alta flexibilidad necesitan oficinas que actúen como un destino atractivo y por otro lado, «en aquellas empresas con menor tasa de teletrabajo, el diseño adquiere un doble compromiso de cuidado», matiza. El objetivo común es resolver con inteligencia la dualidad de la persona trabajadora moderna. «Esto implica integrar soluciones acústicas que resuelvan la saturación de las videollamadas y eviten la fatiga digital, sin sacrificar las áreas de interacción social que refuerzan la cultura de equipo», resalta Beatriz Santos.
sostenibilidad
En los últimos años, la sostenibilidad ha pasado de ser valor añadido a elevarse un requisito indispensable de la gestión corporativa. Según el estudio de ISS ‘Evolving Workplaces: El espacio de trabajo como motor de crecimiento’, el 84% de los empleados considera que es importante, destacando iniciativas como la reducción de papel, la eficiencia energética y la movilidad sostenible. «Para que estas acciones generen un impacto real en la cultura corporativa, no basta con implementarlas; es fundamental contar con un plan de comunicación sólido que haga partícipes a los equipos», subraya . Solo cuando los profesionales conocen y comprenden su alcance, «la sostenibilidad deja de ser un indicador interno para transformarse en valor compartido que genera orgullo de pertenencia», añade.
Bajo esta premisa, el diseño de los entornos laborales prioriza el uso de materiales con bajo impacto ambiental. Asimismo, «es clave apostar por mobiliario modular y reparable para prolongar los ciclos de vida y reducir las emisiones».
