Gestionar el correo electrónico se ha convertido en una de las tareas que más tiempo consume en nuestro día a día, ya sea por motivos laborales o personales. Abrir la aplicación y encontrarse con una lista interminable de mensajes pendientes puede resultar abrumador si no contamos con las herramientas adecuadas para organizar la información. Por esta razón, es interesante conocer a fondo las funciones que ofrece este servicio de Google para ahorrar minutos valiosos y reducir el estrés digital. En este artículo vamos a detallar 10 trucos de Gmail casi ocultos para ser más eficiente que le ayudará a transformar su bandeja de entrada en un espacio mucho más ordenado y productivo.
Planifica la entrega de tus mensajes para el momento oportuno
A veces escribimos un correo por la noche o durante el fin de semana, pero preferimos que el destinatario lo reciba en horario laboral. Gmail permite programar el envío de forma sencilla: tras redactar el mensaje, debe pulsar en los tres puntos situados en la parte superior derecha y elegir la opción de programar envío. La aplicación ofrece sugerencias predeterminadas, como la mañana siguiente o el próximo lunes, pero también permite personalizar el día y la hora exacta con total libertad. Si necesita revisar o cancelar estos correos antes de que salgan, puede encontrarlos en la sección específica de mensajes programados en el menú lateral.
Envía información sensible con fecha de caducidad
Cuando necesitamos compartir datos privados y queremos asegurarnos de que el receptor no pueda reenviarlos ni guardarlos permanentemente, el modo confidencial es la herramienta adecuada. Al activar esta opción desde el menú de los tres puntos, se puede establecer un plazo de vencimiento que oscila entre un día y cinco años. Además, es posible añadir una capa extra de seguridad requiriendo una contraseña que el destinatario recibirá mediante un mensaje de texto SMS en su teléfono móvil. Una vez transcurrido el tiempo configurado, el contenido del mensaje dejará de estar disponible para la otra persona.
Active un sistema de seguridad para evitar errores al borrar
Para evitar la pérdida accidental de mensajes importantes por un paso involuntario o un clic rápido, Gmail ofrece un sistema de confirmación de acciones. Esta función se encuentra en los ajustes generales, dentro de la sección de confirmación de acciones, y permite que la aplicación pregunte al usuario antes de eliminar, archivar o enviar un correo. Al tener activas estas casillas, aparecerá una ventana emergente de advertencia que requiere una validación manual, lo que reduce considerablemente los errores por despiste y los problemas derivados de borrar información necesaria.
Amplía el margen de tiempo para recuperar un correo enviado
Es común darse cuenta de un error o de que falta un archivo adjunto justo después de pulsar el botón de enviar. Por defecto, el tiempo para destruir un envío es muy breve, pero se puede ampliar hasta los 30 segundos desde la configuración web de la cuenta. En la pestaña general, dentro de ver todos los ajustes, se encuentra la función de deshacer el envío, donde se puede seleccionar el margen de maniobra deseado. Una vez guardados los cambios, dispondrá de medio minuto para detener el proceso de entrega y corregir cualquier fallo en el mensaje.
Entiende mensajes en otros idiomas sin recurrir a diccionarios externos
Si recibe un correo en un idioma que no comprende, no es necesario copiar el texto y llevarlo a otro servicio de traducción. La aplicación integra una función de traducción directa que se encuentra pulsando los tres puntos junto al remitente del mensaje. Al seleccionar esta opción, el contenido se mostrará automáticamente en su idioma predeterminado, normalmente el castellano. En caso de que necesite consultar el texto original nuevamente, puede volver a cambiar la vista de forma inmediata desde el mismo menú de opciones del correo.
Personaliza los gestos de tu mano para organizar la bandeja.
La aplicación móvil permite gestionar los correos rápidamente deslizando el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha sobre cada mensaje. Por defecto, esta acción suele archivar el contenido, pero se puede configurar para que realice tareas más útiles según sus necesidades. En los ajustes generales, dentro del apartado de acciones al deslizar, es posible asignar funciones como eliminar, marcar como leído, mover a una carpeta o posponer. Esto agiliza enormemente la limpieza de la bandeja de entrada, permitiendo procesar decenas de correos en pocos segundos sin tener que entrar en cada uno de ellos.
Navega entre diferentes perfiles con un solo movimiento.
Muchas personas utilizan varias cuentas de Google, como una personal y otra profesional, y necesitan saltar de una a otra constantemente. En lugar de pulsar en el icono del perfil y seleccionar la cuenta de la lista, existe un método mucho más rápido que consiste en deslizar el dedo hacia abajo sobre la imagen de la cuenta. Este gesto permite alternar instantáneamente entre todas las bandejas de entrada vinculadas al dispositivo. Es una forma eficiente de mantener los correos separados pero accesibles sin perder tiempo navegando por los menús de configuración.
Establece una firma automática para tus comunicaciones móviles.
Es habitual que los correos enviados desde el teléfono móvil puedan atender la formalidad de los enviados desde un ordenador. Para solucionar esto, puede configurar una firma específica para dispositivos móviles desde los ajustes de la cuenta. Aunque es un formato más sencillo que el de la versión web, permite incluir su nombre o cualquier información de contacto de manera automática al final de cada mensaje redactado. De este modo, evitará tener que escribir sus datos de cierre manualmente cada vez que responda a un asunto profesional desde fuera de la oficina.
Limpia tu buzón de boletines publicitarios de forma centralizada
Las suscripciones a servicios y listas de correo suelen saturar la bandeja de entrada con publicidad que pocas veces resulta relevante. Gmail facilita la tarea de darse cuenta de baja de estos servicios a través de la sección de gestionar suscripciones, ubicada en el menú lateral. En este apartado se agrupan todas las cuentas que envían correos automáticos o boletines informativos, permitiendo al usuario cancelar su suscripción directamente desde un botón específico. Este proceso ahorra el tiempo de tener que buscar el enlace de baja en la letra pequeña de cada correo individual.
Utiliza la redacción automática basada en asistencia inteligente
La plataforma ha incorporado herramientas de inteligencia artificial para ayudar en la creación de mensajes desde cero. Al redactar un nuevo correo, aparece un icono de un lápiz con una pequeña estrella que permite introducir una breve descripción de lo que se desea comunicar. El sistema generará un borrador completo, como una carta formal o una disculpa, que el usuario puede insertar, alargar o acortar según su preferencia. Es fundamental revisar el texto generado para completar los espacios en blanco y asegurarse de que el tono es el adecuado antes de proceder al envío final.
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